B2B-KUNDENPORTALE FÜR DEN MITTELSTAND
B2B-Kundenportale für Aufträge, Dokumente und Freigaben.
Ihre Geschäftskunden und Partner sollen Vorgänge selbst anstoßen, Daten einreichen und Ergebnisse einsehen können. Wir entwickeln den passenden Zugang zu Ihren internen Abläufen – mit geregelten Berechtigungen, Statusinformationen und Freigaben. Bestehende Systeme können bleiben.
Für mittelständische B2B-Unternehmen.
Projekte ab ca. 25.000 €.
Kein fertiges Lastenheft nötig. Beschreiben Sie zuerst, welche Aufgabe Ihre Kunden oder Partner künftig selbst erledigen sollen.
- Bestehende Systeme einbinden
- Zugriffe und Freigaben klären
- Ersten Ablauf abgrenzen
01 / AUSGANGSLAGEN
Wo Kunden heute auf Ihre Mitarbeitenden warten müssen.
Ein Auftrag ist bereits erfasst, ein Dokument liegt vor, der Bearbeitungsstand ist intern bekannt. Trotzdem müssen Kunden anrufen oder eine E-Mail schreiben, um weiterzukommen.
Den Stand erfahren
„Wie weit ist unser Auftrag?“ Die Antwort liegt im internen System. Ihre Mitarbeitenden suchen den Vorgang heraus und geben Auskunft – bei der nächsten Rückfrage erneut.
Informationen einreichen und ergänzen
Kunden oder Partner schicken Angaben, PDFs und Tabellen. Intern wird geprüft, was fehlt, welche Version gilt und in welchen Vorgang die Informationen übernommen werden müssen.
Dokumente prüfen und Freigaben erteilen
Ein Ergebnis wird per E-Mail verschickt, Rückfragen kommen separat zurück. Die Entscheidung muss anschließend im eigentlichen System nachgetragen werden. Dabei bleibt oft unklar, welcher Stand geprüft oder freigegeben wurde.
Ein Portal wird sinnvoll, wenn Kunden diese Aufgaben selbst erledigen können sollen, während interne Zuständigkeiten und Prüfungen erhalten bleiben.
02 / PORTALAUFGABEN
Dokumente abrufen ist ein Anfang. Einen Vorgang weiterbringen ist der eigentliche Nutzen.
Ein individuelles Kundenportal kann mehr sein als ein geschützter Downloadbereich. Es gibt Kunden oder Partnern genau die Möglichkeiten, die sie innerhalb Ihres Geschäftsablaufs benötigen.
Einen Vorgang anstoßen und ergänzen
Ein Kunde stellt eine Anfrage, löst einen Auftrag aus oder reicht Angaben zu einem bestehenden Vorgang ein. Intern wird geprüft, ob alles vollständig ist und welcher nächste Schritt möglich ist.
Den Bearbeitungsstand verfolgen und Rückfragen beantworten
Der Kunde sieht den für ihn vorgesehenen Status und erkennt, ob noch eine Ergänzung von ihm benötigt wird. Interne Bearbeitungsnotizen gehören deshalb nicht automatisch in seine Ansicht.
Ergebnisse prüfen und eine Entscheidung festhalten
Dokumente oder Ergebnisse werden zum vorgesehenen Zeitpunkt bereitgestellt. Gehört eine Kundenfreigabe zum Ablauf, wird sie dem konkreten Stand zugeordnet – statt als einzelne E-Mail neben dem Vorgang zu liegen.
Ob Kundenportal, Partnerportal oder Self-Service-Portal: Der Nutzerkontext unterscheidet sich. Die Grundfrage bleibt dieselbe – wer soll welche Aufgabe mit welchen Informationen erledigen dürfen?
03 / DER PASSENDE KUNDENZUGANG
Nicht jeder Kundenzugang braucht eine Eigenentwicklung.
Ein Portalprojekt beginnt mit der Frage, welcher Zugang tatsächlich fehlt. Vielleicht reicht eine vorhandene Lösung. Vielleicht muss ein bestehendes System ergänzt werden. Erst daraus ergibt sich, ob individuelle Entwicklung sinnvoll ist.
Nicht möglichst viele Funktionen. Sondern genau der Zugang, den Kunden und Partner für den konkreten Geschäftsablauf brauchen.
Geht es zunächst um die grundsätzliche Entscheidung für eine eigene Anwendung?
Wann Individualsoftware sinnvoll ist04 / ZWEI PERSPEKTIVEN / EIN VORGANG
Der Kunde sieht den Vorgang. Intern bleibt geregelt, was als Nächstes passiert.
Ein Beispiel: Ein Geschäftskunde meldet einen Servicefall. Die Meldung wird geprüft und bearbeitet. Erst nach einer internen Freigabe erscheint das Ergebnis in seiner Kundenansicht.
01 / EXTERN
Kunde meldet den Vorgang.
Er wählt den betreffenden Vorgang oder das zugeordnete Objekt aus und reicht die benötigten Angaben ein.
02 / INTERN
Intern wird geprüft und zugewiesen.
Die zuständige Stelle prüft die Meldung und legt fest, wer sie bearbeitet.
03 / EXTERN
Fehlende Informationen werden ergänzt.
Falls eine Rückfrage nötig ist, erhält der Kunde sie im Zusammenhang mit seinem Vorgang und kann darauf antworten.
04 / INTERN
Die Bearbeitung wird abgeschlossen.
Das Ergebnis ist intern dokumentiert. Ein Abschluss bedeutet noch nicht, dass sämtliche Informationen extern sichtbar sind.
05 / INTERN
Das Ergebnis wird intern freigegeben.
Die berechtigte Person entscheidet, welcher Stand für den Kunden bereitgestellt wird.
06 / EXTERN
Der Kunde sieht das freigegebene Ergebnis.
Seine Ansicht enthält die vorgesehenen Informationen. Interne Notizen und andere nicht freigegebene Angaben bleiben außerhalb dieses Zugangs.
Interne und externe Sicht sind zwei Perspektiven auf denselben Vorgang. Was sichtbar wird, entscheidet sich an den Regeln des Ablaufs.
05 / TECHNISCHE REFERENZIMPLEMENTIERUNG
Die Kundenansicht hängt an Regeln, die sich prüfen lassen.
Facility Operations · synthetische Daten · technische Referenzimplementierung
Facility Operations zeigt einen abgegrenzten Ablauf: Ein Kunde meldet ein Problem, die Verwaltung prüft und weist den Auftrag zu, der Außendienst dokumentiert die Arbeit. Anschließend gibt die Verwaltung den Bericht ausdrücklich für die Kundenansicht frei.
Der dokumentierte Prüfstand zeigt, wie Zugriffe und Übergänge hinter der sichtbaren Oberfläche geregelt sind.
- Der Kunde sieht nur die für ihn vorgesehenen Objekte
Rollen und Objektberechtigungen werden serverseitig geprüft. Unberechtigte Zugriffsversuche auf fremde Objekte wurden im dokumentierten Prüfstand zurückgewiesen.
- Interne Bearbeitung und Kundenansicht bleiben getrennt
Interne Notizen und Preise gehören nicht zur Kundenansicht. Der Kunde erhält den für ihn freigegebenen Bericht.
- Abschluss und Freigabe sind eigene Schritte
Ein abgeschlossener Auftrag wird nicht automatisch zum sichtbaren Kundenbericht. Die Verwaltung muss ihn gesondert freigeben.
- Wiederholungen und alte Bearbeitungsstände werden berücksichtigt
Ein identisch wiederholter Abschluss erzeugt im geprüften Ablauf keinen zweiten Leistungsdatensatz. Veraltete Bearbeitungsstände werden zurückgewiesen, bevor sie einen neueren Stand überschreiben.
Kein reales Kundenprojekt und kein Nachweis produktiven Portalbetriebs. Die Referenzimplementierung belegt keine realen ERP-/CRM-Anbindungen, Einsparungen oder Geschäftsergebnisse.
Technische Referenz ansehen06 / SYSTEME / DATENVERANTWORTUNG
Ihr Kundenportal soll nicht zur zweiten Datenpflege werden.
Kundendaten liegen im CRM, Aufträge im ERP, Dokumente in einer anderen Anwendung. Ein Portal soll daraus den passenden Zugang für Kunden und Partner schaffen.
ERP, CRM, Warenwirtschaft oder Fachsoftware können weiterhin die führenden Systeme bleiben. Wir klären, welche Informationen das Portal bereitstellt und welche Änderungen es an das zuständige System zurückgeben darf.
↕ lesen · erlaubte Änderung
↕ lesen · erlaubte Rückgabe
- ERP
- CRM
- Dokumentenquelle
- Interne Fachanwendung
- Wo wird die Information geführt?
- Für Aufträge, Kundendaten, Dokumente und Status wird festgelegt, welches System den maßgeblichen Stand liefert. So ist klar, wo eine Information gepflegt oder korrigiert werden muss.
- Was darf der Kunde sehen oder ändern?
- Lesen, ergänzen und freigeben sind unterschiedliche Möglichkeiten. Sie werden dem jeweiligen Kunden, Partner und Vorgang zugeordnet. Nicht jede intern vorhandene Information wird nach außen übernommen.
- Was passiert, wenn die Übertragung nicht funktioniert?
- Fehlende Daten, unterbrochene Übertragungen oder widersprüchliche Bearbeitungsstände gehören zur Planung. Wir legen fest, was das Portal in diesen Fällen anzeigt, welche Aktion vorerst nicht möglich ist und wer den Vorgang klärt.
Ein angezeigter Status darf nicht mehr Verbindlichkeit vermitteln, als der zugrunde liegende Datenstand hergibt.
07 / ERSTER VOLLSTÄNDIGER KUNDENABLAUF
Beginnen wir mit einer Aufgabe, die Ihr Kunde selbst erledigen soll.
Sie brauchen für das erste Gespräch kein fertiges Lastenheft. Zeigen Sie uns, was Ihre Kunden oder Partner heute über Mitarbeitende, E-Mails oder Tabellen erledigen müssen.
Daraus klären wir den ersten Portalablauf:
- Für wen ist der Zugang gedacht?
- Welche Kunden oder Partner nutzen ihn, und wer handelt innerhalb dieser Unternehmen?
- Was sollen diese Personen sehen und tun können?
- Welche Informationen benötigen sie? Welche Angaben dürfen sie einreichen oder ändern?
- Was muss intern geprüft oder freigegeben werden?
- Welche Entscheidungen bleiben bei Ihren Mitarbeitenden? Wann wird das Ergebnis extern sichtbar?
- Welche Systeme sind beteiligt?
- Wo liegen die Daten, wohin gehen Änderungen und welche Schnittstellen stehen zur Verfügung?
Der erste Umfang ist ein vollständiger Kundenablauf.
Dazu gehören die internen Prüfungen, benötigten Zugriffe und relevanten Fehlerfälle. Ein Login und eine leere Übersicht allein bilden diesen Ablauf noch nicht ab.
Gemeinsam legen wir fest, was in diesem ersten Abschnitt funktionieren muss, woran es abgenommen wird und was bewusst später folgt.
Sind die Grundlagen ausreichend klar, können Angebot und Umsetzung direkt folgen. Fehlen wesentliche Informationen zu Daten, Zugriffsregeln oder Schnittstellen, vereinbaren wir eine begrenzte Klärungsphase mit festgelegtem Umfang und Vergütung.
Ein Scope-Sprint ist kein Pflichtprodukt.
Zum Beispiel:
- Anmelden
- Zugeordneten Vorgang auswählen
- Daten einreichen
- Bearbeitungsstatus verfolgen
- Freigegebenes Ergebnis sehen
Zugriffe · interne Prüfungen · Systemanbindung · Fehlerfälle
08 / PROJEKTFIT / BUDGET
Passt Ihr Portalvorhaben zu KERNSTEG?
Ein Gespräch ist sinnvoll, wenn …
- Geschäftskunden oder Partner wiederkehrend an einem wirtschaftlich wichtigen Vorgang beteiligt sind.
- kundenspezifische Daten, unterschiedliche Rollen oder Freigaben berücksichtigt werden müssen.
- Status, Dokumente und erlaubte Aktionen mit internen Abläufen zusammenhängen.
- bestehende Systeme eingebunden werden sollen und eine Standardlösung die wesentliche Aufgabe nicht ausreichend erfüllt.
Eine vorhandene Lösung ist oft der bessere Weg, wenn …
- hauptsächlich eine Dateiablage, Wissensdatenbank oder ein übliches Ticketportal benötigt wird.
- ein kleiner Loginbereich oder eine einfache Website mit Kundenkonto ausreicht.
- der benötigte Zugang durch Konfiguration oder eine begrenzte Ergänzung bestehender Software hergestellt werden kann.
Projektorientierung: ab etwa 25.000 €
Das ist kein Paketpreis für ein vollständiges Kundenportal. Es ist unsere Orientierung für individuelle Softwarevorhaben mit einem fachlich zusammenhängenden ersten Umfang.
Den Aufwand bestimmen vor allem die Kundenaufgaben, Zugriffsregeln und Freigaben, die beteiligten Systeme sowie vorhandene Daten und Schnittstellen. Auch Einführung und späterer Betrieb müssen zum Vorhaben passen.
Hosting, externe Lizenzen, laufende Wartung und Weiterentwicklung werden getrennt betrachtet. Ist vor einem Angebot eine Klärungsphase erforderlich, vereinbaren wir deren Umfang und Vergütung vorher.
Portalvorhaben einschätzen lassenIhr Budget ist noch nicht final? Beschreiben Sie zuerst den Kundenablauf. Damit können wir einordnen, ob das Vorhaben grundsätzlich zu KERNSTEG passt.
09 / FRAGEN VOR DEM START
Acht Fragen vor einem Portalprojekt.
Wann lohnt sich ein individuelles Kundenportal?
Wenn Kunden oder Partner wiederkehrend an Ihren Geschäftsabläufen teilnehmen sollen und der benötigte Zugang mit vorhandener Software nicht ausreichend abgebildet werden kann. Relevant sind beispielsweise kundenspezifische Daten, unterschiedliche Berechtigungen, eigene Freigaben oder mehrere beteiligte Systeme. Wiederkehrende Rückfragen können ein Anlass sein. Entscheidend ist aber, welche Aufgabe künftig über das Portal erledigt werden soll.
Wann reicht Standardsoftware?
Wenn hauptsächlich übliche Servicefunktionen benötigt werden: Tickets, Wissensdatenbank, Dokumentenabruf oder einfache Änderungen an Kundendaten. Dann prüfen wir zuerst, ob eine bestehende Portal-, CRM- oder Servicelösung passt. Individuelle Entwicklung wird erst sinnvoll, wenn die wesentlichen Anforderungen damit nicht ausreichend umgesetzt werden können.
Können unser ERP und CRM bestehen bleiben?
Ja, wenn sie ihre internen Aufgaben sinnvoll erfüllen. Das Portal kann ausgewählte Informationen bereitstellen und erlaubte Änderungen an diese Systeme zurückgeben. Vorher klären wir Datenverantwortung, verfügbare Schnittstellen und Aktualisierungsbedarf. Wie die Anbindung umgesetzt werden kann, hängt von den vorhandenen Systemen ab.
Welche Funktionen sollte ein Kundenportal haben?
Die Funktionen ergeben sich aus der Aufgabe des Kunden. Soll er einen Vorgang melden, Angaben ergänzen, den Bearbeitungsstand verfolgen oder ein Ergebnis prüfen? Für den ersten Umfang wählen wir einen zusammenhängenden Ablauf. Dazu kommen die benötigte Anmeldung, Berechtigungen, internen Prüfungen und Systemanbindungen. Weitere Funktionen werden nach ihrem fachlichen Nutzen eingeordnet.
Brauchen wir ein fertiges Lastenheft?
Nein. Für das erste Gespräch genügt ein konkreter Einblick: Was müssen Kunden heute über Ihre Mitarbeitenden erledigen? Welche Informationen fehlen ihnen? Was sollen sie künftig selbst sehen oder tun können? Sind die Grundlagen ausreichend klar, kann daraus ein Angebot entstehen. Bleiben wesentliche Fragen offen, vereinbaren wir eine begrenzte Klärungsphase.
Was kostet ein individuelles Kundenportal?
Unsere Projektorientierung beginnt bei etwa 25.000 €. Das ist kein Festpreis und kein Versprechen für ein Portal mit beliebigem Funktionsumfang. Zugriffsregeln, Freigaben, Schnittstellen, Daten und die Anforderungen an Einführung und Betrieb bestimmen den Aufwand. Laufende Kosten und eine gegebenenfalls notwendige Klärungsphase werden gesondert ausgewiesen.
Wie werden Anmeldung, Berechtigungen und Sicherheit geregelt?
Wir klären, wie Nutzer angemeldet werden, welchem Kundenunternehmen sie zugeordnet sind und welche Vorgänge oder Dokumente sie sehen und bearbeiten dürfen. Diese Berechtigungen müssen serverseitig geprüft werden. Ein ausgeblendeter Button allein schützt keine Daten. Bestehende Anmeldesysteme können einbezogen werden, wenn sie zum Vorhaben passen. Weitere Sicherheitsmaßnahmen und Prüfungen richten sich nach dem Schutzbedarf des konkreten Portals.
Was ist, wenn bereits ein Kundenportal existiert?
Dann prüfen wir zuerst, was erhalten bleiben kann und wo der tatsächliche Handlungsbedarf liegt. Soll ein bestehendes Portal mit einem anderen Entwicklungspartner weitergeführt werden, ist die Softwareprojekt-Übernahme der passende Einstieg. Wenn Betrieb, technische Grundlagen oder Weiterentwicklung zunehmend schwierig werden, geht es um Softwaremodernisierung. Ein vorhandenes Portal bedeutet nicht automatisch, dass neu gebaut werden muss.
10 / PROJEKTANFRAGE
Welchen Vorgang sollen Ihre Kunden künftig selbst erledigen können?
Beschreiben Sie kurz, was Kunden oder Partner heute über Ihre Mitarbeitenden erledigen müssen, welche Systeme beteiligt sind und was künftig direkt über den Portalzugang möglich sein soll.
Sie müssen dafür keine technischen Begriffe kennen und kein Lastenheft vorbereiten.
Ein fertiges Lastenheft brauchen Sie für das erste Gespräch nicht.