INDIVIDUELLE SCHNITTSTELLENENTWICKLUNG FÜR DEN MITTELSTAND
Schnittstellen für klare Übergaben zwischen Ihren Geschäftssystemen.
ERP, CRM, Fachsoftware und Portal erfüllen ihre Aufgaben. Dazwischen müssen Mitarbeitende Daten nachtragen oder Bearbeitungsstände abgleichen. Wir entwickeln die Integrationslogik, die diese Übergaben nach Ihren fachlichen Regeln abbildet – damit klar ist, welche Änderung wohin gehört und was tatsächlich verarbeitet wurde.
Bestehende Systeme können bleiben, wenn sie sich passend anbinden lassen. Zuerst prüfen wir, ob ein vorhandener Connector genügt.
Projekte ab ca. 25.000 €.
Kein fertiges Schnittstellenkonzept nötig. Beschreiben Sie zuerst, welcher Vorgang heute zwischen Ihren Systemen hängen bleibt.
- Standardfunktionen zuerst prüfen
- Datenverantwortung klären
- Verarbeitung nachvollziehbar machen
01 / AUSGANGSLAGEN
Wo Ihre Mitarbeitenden zwischen den Systemen nacharbeiten.
Eine Anwendung kann ihre Aufgabe gut erfüllen, während die Übergabe zur nächsten offenbleibt. Dann übernehmen Menschen die Verbindung: durch Kopieren, Nachfragen und den Abgleich verschiedener Bearbeitungsstände.
Derselbe Auftrag wird erneut erfasst
Im CRM liegt alles vor. Für die Bearbeitung im ERP müssen Positionen, Kundenzuordnung oder Kontaktdaten trotzdem noch einmal eingetragen werden. Jede spätere Änderung braucht denselben Umweg.
Niemand weiß eindeutig, welcher Stand gilt
Eine Adresse wird im CRM geändert, eine andere im ERP. Vor dem nächsten Schritt muss jemand prüfen, welche Angabe maßgeblich ist und wo sie korrigiert werden soll.
Der Auftrag ist weiter als seine Statusanzeige
Die Bearbeitung läuft bereits oder ist abgeschlossen. Im CRM oder Kundenportal steht noch der vorherige Stand. Mitarbeitende müssen Auskunft geben und den Status nachtragen.
Eine fehlgeschlagene Übergabe fällt erst später auf
Ein Vorgang wurde abgeschickt, aber im Zielsystem nicht wie erwartet verarbeitet. Sichtbar wird das erst, wenn eine Lieferung, Rechnung oder Rückmeldung fehlt.
Entscheidend ist, welcher Geschäftsvorgang über diese Übergaben hinweg funktionieren muss. Daraus ergibt sich, welche Verbindung tatsächlich benötigt wird.
02 / STANDARD / ERGÄNZUNG / INDIVIDUELLE LOGIK
Vielleicht fehlt nur die passende Verbindung im Standard.
Bevor wir eine Schnittstelle entwickeln, prüfen wir vorhandene Integrationen, Herstellerfunktionen und geeignete Plattformen. Eine Eigenentwicklung muss eine konkrete Lücke schließen.
Eigene Entwicklung soll die belegte Lücke schließen. Was Standardfunktionen ausreichend leisten, bleibt im Standard.
03 / EIN AUFTRAG / MEHRERE SYSTEME
Ein Auftrag wird übernommen. Sein Bearbeitungsstand kommt zurück.
Ein Beispiel: Der Vertrieb gibt einen Auftrag im CRM zur Bearbeitung frei. Das ERP übernimmt ihn, führt den operativen Auftrag und meldet vereinbarte Statusinformationen zurück. Der Kunde sieht im Portal nur den für ihn freigegebenen Stand.
CRM
Im CRM wird die Übergabe freigegeben
Die Freigabe löst die Übertragung aus. Übergeben werden die vereinbarten Auftragspositionen, die Kundenzuordnung und benötigte Kontaktangaben. Eine eindeutige Vorgangsreferenz ordnet die Übergabe ihrem Ursprung zu.
ERP
Das ERP bestätigt die Auftragsanlage
Das ERP prüft und speichert die freigegebene Fassung. Es gibt die zugehörige ERP-Auftragsnummer zurück. Diese Zuordnung wird im CRM hinterlegt.
ERP → CRM
Das ERP meldet den Bearbeitungsstand
Im ERP wird der Auftrag weiterbearbeitet. Nur die vereinbarten Statusfelder fließen ins CRM zurück. Kundendaten oder Preise werden durch diese Rückmeldung nicht automatisch überschrieben.
ERP → Portal
Der Kunde sieht den freigegebenen Stand
Im Beispiel gibt die zuständige Fachseite im ERP die für Kunden vorgesehenen Informationen frei. Das Portal stellt sie anschließend dem berechtigten Kunden bereit. Interne Notizen bleiben intern.
Freigabe im ERP
Wann ist die Übergabe verarbeitet?
- Auftrag übernommen
- Das ERP hat die vereinbarte Fassung gespeichert und die Auftragszuordnung ist im CRM angekommen.
- Status übernommen
- Der vorgesehene ERP-Stand ist im jeweiligen Ziel verarbeitet. Die Freigabe für das Portal wird separat berücksichtigt.
Fehlt eine Bestätigung oder ist erst ein Teil angekommen, bleibt der ausstehende Schritt erkennbar. Ein versendeter Datensatz allein gilt noch nicht als abgeschlossene Übergabe.
Was gilt bei einer Wiederholung?
Für dieses Beispiel gehört zur Abnahme, dass eine identische Wiederholung keinen zweiten Auftrag anlegt. Wie die Vorgangsreferenz geprüft und eine bereits erfolgte Verarbeitung erkannt wird, hängt von den Möglichkeiten des Zielsystems ab. Nach einem Timeout wird zuerst geklärt, ob der Auftrag bereits angelegt wurde.
04 / DATENVERANTWORTUNG
Verbunden heißt nicht: Jedes System darf alles ändern.
Für jede relevante Information wird festgelegt, wo der maßgebliche Stand liegt. Im Beispiel führt das CRM Kunden- und Kontaktdaten; nach bestätigter Übernahme führt das ERP den operativen Auftrag und seinen Bearbeitungsstand.
Je nach Ihrem Ablauf kann die Verantwortung so verteilt sein:
- Kunde und Kontakt
- CRM
Andere Systeme übernehmen die vereinbarten Angaben. Korrekturen brauchen einen geregelten Rückweg.
- Auftrag und Abrechnung
- ERP
Auftragsnummer und ausgewählte Statusinformationen dürfen an CRM oder Portal zurückgehen.
- Externe Angaben
- Portal
Kunden reichen Informationen ein. Ob sie bestehende Daten ändern dürfen oder zunächst geprüft werden, wird je Angabe festgelegt.
- Fachlicher Bearbeitungsstand
- Zuständige Fachanwendung
Nur freigegebene Zustände und Informationen werden an andere Anwendungen weitergegeben.
Dazu gehören Lese- und Änderungsrechte: Wer darf welche Information sehen, bearbeiten und weitergeben? Ebenso klar muss sein, welcher vorhandene Stand dabei nicht überschrieben werden darf.
Externe Angaben aus dem Portal sind ein eigener Rückweg. Sie ändern den intern geführten Auftrag nicht allein dadurch, dass ein Kunde sie absendet.
05 / FEHLERFÄLLE
Was passiert, wenn die Übergabe nicht wie geplant läuft?
Zur Abnahme gehört auch, wie der vereinbarte Vorgang auf Unterbrechungen und ungeeignete Daten reagiert. Die passende Behandlung hängt vom Fehler und von den beteiligten Systemen ab.
Normalfall
- Freigegebene Änderung
- Übertragung
- Verarbeitung bestätigt
Fehler- / Unklarheitsfall
- Freigegebene Änderung
- keine eindeutige Bestätigung
- Verarbeitungsstand prüfen
- vereinbarte Behandlung
Das Zielsystem antwortet nicht
Bei vorübergehender Nichterreichbarkeit kann ein späterer Versuch sinnvoll sein. Ein Timeout lässt dagegen zunächst offen, ob bereits verarbeitet wurde. Vor einer Wiederholung muss dieser Ausgang geprüft werden.
Dieselbe Nachricht kommt erneut
Die Verarbeitung muss erkennen können, ob dieselbe Änderung oder derselbe Anlageversuch bereits verarbeitet wurde. Wir legen fest, wie eine Wiederholung zugeordnet wird und welche Wirkung sie haben darf.
Daten fehlen, sind ungültig oder inzwischen veraltet
Fehlende Pflichtangaben oder ein fachlich unzulässiger Status brauchen eine Korrektur. Ein alter Bearbeitungsstand darf neuere Änderungen nicht ungeprüft ersetzen. Für solche Fälle werden Korrektur, Zurückweisung oder fachliche Prüfung festgelegt.
Nur ein Teil wurde verarbeitet
Der Auftrag ist im ERP angelegt, die Rückmeldung im CRM fehlt noch. Dann bleibt die offene Rückmeldung als eigener Schritt zu behandeln. Der gesamte Auftrag wird nicht blind erneut angelegt.
Für jeden relevanten Fall wird entschieden: erneut versuchen, begründet verwerfen, einen alten Stand blockieren oder zur manuellen Prüfung geben. Dazu gehören ein nachvollziehbarer Fehlerstatus und die Frage, wer informiert wird und die Bearbeitung übernimmt.
So lässt sich der Vorgang anhand seiner Ergebnisse prüfen – auch dann, wenn nicht alles im ersten Versuch funktioniert.
06 / TECHNISCHE REFERENZIMPLEMENTIERUNG
Zustände und Wiederholungen lassen sich konkret prüfen.
Facility Operations · technische Referenzimplementierung · synthetische Daten
Facility Operations zeigt einen abgegrenzten internen Ablauf vom Auftrag bis zum freigegebenen Bericht. Auch bei Integrationen müssen Zustandswechsel, Wiederholungen und Berechtigungen geregelt sein. Der dokumentierte Prüfstand macht diese technischen Prinzipien an einem eigenen Beispiel nachvollziehbar.
Ein wiederholter Abschluss erzeugt keine zweite Leistung
Ein identisch wiederholter Abschlussaufruf erzeugt im geprüften Ablauf keinen zweiten Leistungsdatensatz.
Ein alter Bearbeitungsstand wird zurückgewiesen
Veraltete Schreibstände werden im geprüften Ablauf abgelehnt. Sie überschreiben keine neuere Änderung.
Berechtigungen und Freigaben werden serverseitig geprüft
Rollen und Objektberechtigungen begrenzen erlaubte Aktionen. Der Abschluss eines Auftrags und die Freigabe des Berichts für den Kunden sind getrennte Schritte.
Facility ist kein Integrationsreferenzprojekt. Die Referenz zeigt keine produktive ERP-/CRM- oder externe API-Anbindung. Sie belegt weder den Betrieb über externe Kundensysteme noch reale Integrationslast oder wirtschaftliche Ergebnisse.
Technische Referenz ansehen07 / ERSTER INTEGRATIONSABSCHNITT
Beginnen wir mit dem Vorgang, der heute Zwischenarbeit braucht.
Für das erste Gespräch genügt ein konkretes Beispiel: Zwischen welchen Anwendungen übertragen Ihre Mitarbeitenden Informationen? Was soll danach ohne diese manuelle Übergabe funktionieren?
Daraus klären wir gemeinsam:
- Welche Systeme beteiligt sind und wer dort den maßgeblichen Datenstand führt.
- Was die Übertragung auslöst und welche Änderungen in welche Richtung erlaubt sind.
- Wann der Vorgang als verarbeitet gilt und was bei Fehlern geschehen soll.
- An welchen Normal- und Ausnahmefällen Ihre Fachseite das Ergebnis abnimmt.
Vorhandene Dokumentationen und Testzugänge helfen bei der technischen Prüfung. Ein fertiges API-Konzept oder Lastenheft brauchen Sie dafür nicht.
Sind die Grundlagen klar, können Angebot und Umsetzung direkt folgen. Sind Zugänge, Schnittstellenfähigkeiten oder zentrale Regeln noch offen, vereinbaren wir eine begrenzte Machbarkeits- oder Klärungsphase. Deren Umfang und Vergütung stehen vorher fest.
Was nach dem ersten Umsetzungsabschnitt prüfbar sein soll
- Daten und Regeln sind zugeordnet.
- Der abgegrenzte Geschäftsvorgang, die führenden Datenquellen sowie relevante Feld- und Statuszuordnungen sind festgehalten.
- Die vereinbarte Verbindung ist umgesetzt und geprüft.
- Die Integrationslogik wird anhand festgelegter Normal- und Fehlerfälle abgenommen. Bewusste Ausschlüsse und offene Voraussetzungen bleiben sichtbar.
- Die Zuständigkeit für den Betrieb ist geklärt.
- Es steht fest, wie Verarbeitungsstände und Fehler nachvollzogen werden, wer sie bearbeitet und welche technischen Unterlagen dafür übergeben werden. Überwachung, Wartung und Reaktionszeiten werden im jeweiligen Leistungsumfang vereinbart.
Tiefe und Umfang dieser Ergebnisse richten sich nach dem konkreten Umsetzungsauftrag. Für eine vorgeschaltete Klärungsphase werden eigene Ergebnisse vereinbart.
08 / PROJEKTFIT / BUDGET
Passt Ihr Schnittstellenvorhaben zu KERNSTEG?
Ein Gespräch ist sinnvoll, wenn …
- ein wirtschaftlich wichtiger Vorgang über mehrere Business-Systeme läuft.
- vorhandene Connectoren die relevanten Fachregeln nicht ausreichend abbilden.
- Entwicklung, fachliche Abnahme und geregelte Fehlerbehandlung benötigt werden.
- Ihre Fach- und IT-Verantwortlichen Datenregeln, Zugänge und Ergebnisse mit uns klären können.
- der Umfang eine individuelle Umsetzung und den späteren Betrieb rechtfertigt.
Ein kleinerer oder vorhandener Lösungsweg passt besser, wenn …
- ein Connector, Plugin oder eine passende Make-/Zapier-Konfiguration die Aufgabe bereits erfüllt.
- nur ein kleines Mapping, ein einmaliger Import oder eine CSV-Übernahme benötigt wird.
- die benötigte Verbindung nur einen geringen Entwicklungsumfang hat.
Fehlt ein geeigneter und zulässiger Systemzugriff und lässt er sich auch nicht herstellen, kann eine individuelle Entwicklung diese Voraussetzung nicht ersetzen.
Projektorientierung: ab etwa 25.000 €
Das ist unsere Orientierung für individuelle Vorhaben, bei denen Integrationslogik einen relevanten Geschäftsprozess unterstützt. Es ist kein pauschaler Preis für eine einzelne Schnittstelle. Kleinere Connector-, Plugin- oder Mapping-Aufgaben passen meist nicht zu diesem Projektrahmen.
Den Aufwand bestimmen die beteiligten Systeme und Fachregeln, erlaubte Änderungen in beide Richtungen sowie Fehlerbehandlung und Abnahme. Je nach Vorhaben kommen historische Daten oder Migration, relevante Datenmengen, Testumgebungen und Anforderungen an den Betrieb hinzu.
Hosting, externe Lizenzen, laufende Wartung und Weiterentwicklung werden getrennt betrachtet. Eine gegebenenfalls notwendige Klärungsphase wird mit eigenem Umfang und eigener Vergütung vereinbart.
Schnittstellenvorhaben einschätzen lassenIhr Budget ist noch nicht final? Beschreiben Sie zuerst die beteiligten Systeme und den Vorgang. Damit können wir einordnen, ob Ihr Vorhaben grundsätzlich zu KERNSTEG passt.
09 / FRAGEN VOR DEM START
Acht Fragen vor einer individuellen Schnittstelle.
Wann braucht man eine individuelle Schnittstelle?
Wenn vorhandene Integrationen den benötigten Geschäftsvorgang nicht ausreichend abbilden. Entscheidend sind beispielsweise eigene Fachregeln, unterschiedliche Datenverantwortung oder besondere Anforderungen an die Verarbeitung und Fehlerbehandlung. Mehrere Systeme oder ein Austausch in beide Richtungen allein reichen als Begründung nicht aus. Wir prüfen zuerst, welche konkrete Lücke bleibt.
Wann reicht ein fertiger Connector?
Wenn er die benötigten Daten, Änderungen, Berechtigungen und Abläufe ausreichend abdeckt und seine Grenzen zum Betrieb passen. Das gilt auch für geeignete Herstellerfunktionen oder konfigurierbare Integrationsplattformen. Für eine Aufgabe, die damit bereits sinnvoll gelöst ist, braucht es keine individuelle Schnittstellenentwicklung.
Können unser ERP und CRM bestehen bleiben?
Ja, wenn sie ihre Aufgaben weiterhin sinnvoll erfüllen und geeignete, zulässige Integrationswege vorhanden sind. Wir klären, welche Daten dort geführt werden und welche Informationen oder Änderungen ausgetauscht werden dürfen. Fehlt eine ganze Anwendung für Ihren Ablauf, geht es eher um Individualsoftware. Benötigen Kunden oder Partner einen eigenen Zugang, ist ein Kundenportal der passende Einstieg.
Was ist, wenn ein System keine geeignete API hat?
Dann prüfen wir andere verfügbare Wege: Export und Import, Webhooks, geeignete Datenbankzugriffe, Herstellererweiterungen oder bereits vorhandene Schnittstellen. Dabei zählen technische Möglichkeiten ebenso wie Zugriffsrechte und Herstellerbedingungen. Webhooks können Änderungen melden; sie ersetzen nicht automatisch einen fehlenden Lese- oder Schreibzugriff. Gibt es keinen geeigneten und zulässigen Integrationsweg, können wir die Anbindung nicht zusagen.
Wie werden doppelte oder fehlgeschlagene Übertragungen behandelt?
Das wird für den konkreten Vorgang festgelegt. Eine Wiederholung muss zugeordnet werden können; ein Timeout kann zunächst eine Prüfung erfordern, ob das Ziel bereits verarbeitet hat. Unvollständige Daten oder widersprüchliche Änderungen brauchen gegebenenfalls eine Korrektur oder fachliche Entscheidung. Welche Fälle erneut versucht, zurückgewiesen oder manuell bearbeitet werden, gehört zur vereinbarten Fehlerbehandlung und Abnahme.
Was kostet individuelle Schnittstellenentwicklung?
Unsere Projektorientierung beginnt bei etwa 25.000 €. Sie beschreibt die Größenordnung passender KERNSTEG-Vorhaben und ist kein Festpreis für eine Schnittstelle. Der Aufwand hängt unter anderem von Fachregeln, vorhandenen Schnittstellen, Daten, Testmöglichkeiten und Betriebsanforderungen ab. Kleine Connector- oder Plugin-Arbeiten passen meist nicht. Laufende Kosten und eine notwendige Klärungsphase werden gesondert betrachtet.
Brauchen wir technische Dokumentation oder ein Lastenheft?
Für die erste Anfrage nicht. Beschreiben Sie die beteiligten Anwendungen, die heutige Zwischenarbeit und den gewünschten Ablauf. Für eine belastbare technische Einschätzung prüfen wir anschließend die verfügbaren Schnittstellen, Unterlagen und Testmöglichkeiten. Fehlen wichtige Grundlagen, klären wir zunächst, wie sie beschafft oder geprüft werden können.
Was ist, wenn unsere bestehende Integration alt oder problematisch ist?
Dann prüfen wir zuerst, was erhalten bleiben kann und wo der konkrete Fehler oder Änderungsbedarf liegt. Ein Neubau ist nicht automatisch erforderlich. Müssen technische Grundlagen, Betrieb oder Weiterentwicklung verbessert werden, ist Softwaremodernisierung der passende Einstieg. Soll zugleich ein neuer Entwicklungspartner Verantwortung übernehmen, geht es um eine Softwareprojekt-Übernahme.
10 / PROJEKTANFRAGE
Welche Systeme sollen bei Ihnen zusammenspielen?
Beschreiben Sie kurz, zwischen welchen Anwendungen heute Informationen manuell übertragen werden oder Übergaben scheitern. Welcher Geschäftsvorgang soll künftig zuverlässig zwischen diesen Systemen funktionieren?
Sie müssen dafür keine technischen Begriffe kennen und kein Schnittstellenkonzept vorbereiten.
Ein fertiges Lastenheft brauchen Sie für das erste Gespräch nicht.