Individuelle Workflow-Software
Workflow-Software, die Zuständigkeiten und nächste Schritte regelt.
KERNSTEG entwickelt individuelle Workflow-Software für geschäftskritische Vorgänge im Mittelstand. Sie führt Bearbeitung, Prüfungen und Freigaben zusammen: mit einem klaren Zustand und Regeln dafür, wer als Nächstes handeln darf.
Wir prüfen zuerst, ob vorhandene Systeme, Low-Code oder eine gezielte Erweiterung ausreichen. Eine einfache Genehmigung allein rechtfertigt keine eigene Anwendung.
Projektorientierung ab etwa 25.000 €. Kein fertiges Lastenheft erforderlich.
01 / AUSGANGSLAGE
Ein Vorgang wandert weiter. Sein verbindlicher Stand bleibt zurück.
Der nächste Bearbeiter steht nur in einer E-Mail.
Der Auftrag liegt im System, die Zuweisung im Postfach. Wer jetzt zuständig ist, muss erst erfragt werden.
Die Freigabe und der Systemstand passen nicht zusammen.
Eine Entscheidung wurde per Mail getroffen. In der Anwendung ist weiterhin offen, ob der Vorgang bearbeitet oder bereits freigegeben werden darf.
Rückfragen verlieren ihren Bezug.
Ergänzungen stehen in Nachrichten und Tabellen. Bei der nächsten Bearbeitung ist unklar, welche Antwort zu welchem Stand gehört.
Ein Abschluss ist möglich, obwohl noch etwas fehlt.
Die erforderliche Prüfung oder Dokumentation ist offen. Trotzdem lässt sich der Vorgang abschließen, und die Klärung beginnt erst danach.
02 / LOESUNGSWEG
Welche Lösung kann Ihren Vorgang ausreichend führen?
Rollen, Freigaben und Automationen gibt es bereits in vielen Produkten. Wir prüfen am konkreten Ablauf, welche vorhandenen Möglichkeiten passen und welche fachliche Lücke tatsächlich bleibt.
Eigene Workflow-Logik entsteht dort, wo sie eine konkret benannte Lücke im betrieblichen Vorgang schließt. Mehrere Rollen oder ein komplexer Ablauf allein rechtfertigen noch keinen Neubau.
03 / VORGANG
Von der Meldung bis zum freigegebenen Ergebnis
Ein Serviceauftrag macht die Aufgabe greifbar: Mehrere Personen arbeiten am selben Vorgang. Jede Übergabe braucht einen eindeutigen nächsten Schritt.
Schematischer Workflow – keine Darstellung eines Kundenprojekts.
| Schritt | Wer handelt | Was geklärt oder ausgeführt wird |
|---|---|---|
| Meldung erfassen | Kunde | Anliegen und betroffenes Objekt benennen |
| Meldung prüfen | Verwaltung | Angaben prüfen und die Überführung in einen Auftrag entscheiden |
| Auftrag zuweisen | Verwaltung | Zuständigen Außendienst festlegen |
| Bearbeitung starten | Zugewiesener Außendienst | Den Auftrag in Bearbeitung nehmen |
| Leistung dokumentieren | Zugewiesener Außendienst | Tätigkeit und Arbeitszeit am Auftrag erfassen |
| Auftrag abschließen | Zugewiesener Außendienst | Abschluss auslösen, wenn die erforderliche Dokumentation vorliegt |
| Bericht freigeben | Verwaltung | Den abgeschlossenen Auftrag prüfen und den Bericht freigeben |
| Ergebnis einsehen | Berechtigter Kunde | Den freigegebenen Bericht abrufen |
Der Kunde kann bereits seinen eigenen Vorgangsstand sehen. Der Abschlussbericht wird erst nach der gesonderten Freigabe zugänglich. Interne Notizen gehören nicht in seine Ansicht.
Welche Aufgaben Kunden oder Partner selbst erledigen sollen, betrachten wir beim Kundenportal.
04 / ZUSTAENDE
Der Zustand bestimmt, welche Aktion erlaubt ist
Zum aktuellen Stand gehören vier Entscheidungen: Wer darf handeln? Was muss vorher erfüllt sein? Welche Aktion ist erlaubt? Welcher Zustand entsteht danach?
Für den Auftrag aus dem Beispiel ergibt sich folgende Logik. Die eingegangene Meldung und ihre Vorprüfung liegen vor dieser Auftragskette.
| Aktueller Zustand | Rolle | Voraussetzung und nächste Aktion | Neuer Zustand |
|---|---|---|---|
| Entwurf | Verwaltung | Bearbeiter auswählen und Auftrag zuweisen | Zugewiesen |
| Zugewiesen | Zugewiesener Außendienst | Eigene Zuweisung prüfen und Bearbeitung starten | In Bearbeitung |
| In Bearbeitung | Zugewiesener Außendienst | Arbeitszeit und Tätigkeit erfassen, dann abschließen | Abgeschlossen |
| Abgeschlossen | Verwaltung | Abgeschlossenen Auftrag prüfen und Bericht freigeben | Freigegeben |
Schematisches Auftragsmodell. Die benötigten Zustände und Regeln werden für Ihren Vorgang festgelegt.
05 / AUSNAHMEN
Was passiert, wenn der nächste Schritt nicht möglich ist?
Rückfragen und Ausnahmen gehören zum Ablauf
Vor der Umsetzung klären wir, wie der Vorgang weitergeführt wird, wenn Angaben fehlen, eine Prüfung scheitert oder eine Rückfrage nötig ist. Ebenso wichtig sind ein Abbruch, eine verweigerte Freigabe und Änderungen nach einem bereits erledigten Schritt.
Für diese Fälle legen wir fest, wer handeln darf, welcher Stand erhalten bleibt und welche Prüfung gegebenenfalls erneut nötig wird. Welche Korrektur- oder Rückgabeschleifen Sie benötigen, hängt vom konkreten Vorgang ab.
Dokumentation vollständig?
JaAbschluss auslösen
NeinFehlende Angabe ergänzen, anschließend erneut prüfen
Zwei Personen arbeiten mit unterschiedlichen Ständen
Eine Person öffnet einen Auftrag. Währenddessen ändert jemand anderes die Zuweisung oder Dokumentation. Beim Speichern muss geprüft werden, ob die Änderung noch auf einem gültigen Stand beruht.
Im dokumentierten Facility-Prüfstand wird eine Änderung mit veralteter Auftragsversion zurückgewiesen. Der aktuelle Stand kann neu geladen werden.
06 / TECHNISCHER NACHWEIS
Abschluss und Freigabe getrennt umgesetzt
TECHNISCHE REFERENZIMPLEMENTIERUNG · SYNTHETISCHE DATEN
Facility Operations zeigt einen Servicevorgang mit drei Rollen: Die Verwaltung prüft eine Meldung und weist den Auftrag zu. Der Außendienst dokumentiert seine Arbeit und schließt den Auftrag ab. Erst die gesonderte Freigabe durch die Verwaltung macht den Bericht für den berechtigten Kunden sichtbar.
Dokumentierte Auftragszustände:
- DRAFTVerwaltung
- ASSIGNEDZugewiesener Außendienst
- IN_PROGRESSZugewiesener Außendienst
- COMPLETEDVerwaltung
- APPROVED
Die Verwaltung weist zu. Der zugewiesene Außendienst startet und schließt ab. Die Verwaltung gibt anschließend den Bericht frei.
Rollen, Objektzugriff und zulässige Zustandswechsel werden serverseitig geprüft. Ein identisch wiederholter Abschluss mit derselben Operations-ID erzeugt im dokumentierten Fall keinen zweiten Leistungsdatensatz. Veraltete Auftragsversionen werden zurückgewiesen.
Der Prüfaufbau belegt diese technischen Abläufe mit synthetischen Daten. Er ist kein produktiver Kundenbetrieb. Eine operative Rückgabe zur Korrektur nach Abschluss gehört nicht zum dokumentierten Auftragsmodell.
07 / ERSTER UMFANG
Ein zusammenhängender Vorgang als erster Lieferumfang
Zeigen Sie uns einen realen Vorgang
Ein typisches Beispiel genügt für den Einstieg. Wir klären daran:
- Anfang und Ende: Was löst den Vorgang aus, und wann ist er fachlich korrekt abgeschlossen?
- Rollen und Schritte: Wer arbeitet daran, welche Zustände gibt es und welche Aktion ist jeweils erlaubt?
- Prüfungen und Entscheidungen: Was muss vorliegen, wer prüft und wer gibt frei?
- Daten und Ausnahmen: Welche Systeme werden benötigt, und was passiert bei Rückfragen, Änderungen oder Abbruch?
Ein fertiges Lastenheft ist nicht erforderlich. Sind die wesentlichen Fragen geklärt, können wir den Umfang anbieten und die Umsetzung planen. Bleiben zentrale Regeln oder Abhängigkeiten offen, vereinbaren wir eine begrenzte Klärungsphase.
Den ersten Umfang gemeinsam festlegen
Wir grenzen einen fachlich zusammenhängenden Vorgang ab: beteiligte Rollen, Zustände, erlaubte Aktionen, Prüfungen und benötigte Daten. Dazu kommen die notwendigen Anbindungen, die vereinbarten Ausnahmefälle sowie Abnahmekriterien und Zuständigkeiten für Betrieb und Übergabe.
Der Umfang ergibt sich aus Ihrem Vorhaben. Weitere Vorgänge können anschließend darauf aufbauen.
An konkreten Fällen abnehmen
Zur Abnahme gehört der vollständige vereinbarte Ablauf – einschließlich der Situationen, in denen eine Aktion zurückgewiesen werden muss.
| Fall | Was wir für Ihren Vorgang prüfen |
|---|---|
| Normalfall | Der Vorgang durchläuft die vereinbarten Schritte bis zum richtigen Abschluss und gegebenenfalls zur Freigabe. |
| Berechtigung | Eine unberechtigte Rolle kann die geschützte Aktion nicht ausführen. |
| Fehlende Voraussetzung | Eine notwendige Angabe oder Prüfung fehlt; der betreffende Schritt wird nicht ausgeführt. |
| Wiederholung | Eine relevante Aktion wird erneut ausgelöst; das vereinbarte Verhalten für die Wiederholung wird eingehalten. |
| Veralteter Stand | Eine Änderung beruht auf einem älteren Stand; die dafür festgelegte Behandlung greift. |
Diese Fälle werden projektspezifisch vereinbart. Sie beschreiben die Abnahme Ihres Vorhabens.
08 / EINSATZFAELLE
Für welche Vorgänge kommt das infrage?
Service- und Außendienstaufträge
Von der Meldung über Zuweisung und Dokumentation bis zum Abschluss und zur gesonderten Freigabe des Ergebnisses.
Auftragsbearbeitung
Wenn ein Auftrag eigene fachliche Prüfungen und Übergaben durchläuft, die vorhandene ERP-Funktionen nicht ausreichend abbilden.
Reklamations- und Fallbearbeitung
Wenn Rückfragen, Unterlagen, Entscheidungen und Zuständigkeiten gemeinsam am jeweiligen Fall geführt werden müssen.
Prüf- und Qualitätsprozesse
Wenn feststehen muss, welcher Gegenstand in welchem Stand geprüft wurde, welches Ergebnis vorliegt und wer den nächsten Schritt erlaubt.
Für einfache Genehmigungen und Dokumentenfreigaben gibt es viele geeignete Standardprodukte. Auch hier entscheidet die tatsächlich offene fachliche Anforderung.
09 / PROJEKTFIT
Passt Ihr Vorhaben zu KERNSTEG?
Eine individuelle Workflow-Anwendung kommt infrage, wenn ein wirtschaftlich wichtiger Vorgang eigene Bearbeitungsregeln benötigt und vorhandene Lösungen ihn nicht sinnvoll abdecken. Dazu können mehrere Rollen, Prüfungen, Freigaben, Ausnahmen und notwendige Integrationen gehören. Der vereinbarte Umfang muss konkret abnehmbar sein.
Eine einfache Genehmigung, ein Standardformular, eine Aufgabenliste oder ein üblicher Ticketprozess rechtfertigen allein keinen solchen Entwicklungsumfang. Wenn vorhandene ERP-/CRM-Funktionen, Power Automate, Make, Zapier oder n8n den benötigten Vorgang ausreichend lösen, ist das eine passende Alternative.
Projektorientierung ab etwa 25.000 €
Dieser Rahmen richtet sich an individuelle Workflow-Anwendungen mit relevantem Entwicklungs-, Integrations- und Abnahmeumfang. Das Budget hängt von Fachregeln, Ausnahmen, Rollen und Rechten, Oberflächen, Anbindungen, Datenübernahme sowie Betrieb und Übergabe ab.
Den konkreten Umfang und die Vergütung vereinbaren wir für Ihr Projekt. Bei der Lösungswahl betrachten wir auch laufende Kosten und spätere Änderungen. Individualsoftware ist nicht automatisch günstiger als eine vorhandene Plattform.
10 / FAQ
Fragen vor dem Projektstart
Wann lohnt sich individuelle Workflow-Software?
Wenn ein wirtschaftlich wichtiger Vorgang eine fachliche Anforderung hat, die vorhandene Produkte oder eine begrenzte Erweiterung nicht sinnvoll erfüllen. Entscheidend sind die konkrete Lücke und der Aufwand der vollständigen Lösung. Die grundsätzliche Entscheidung für eine eigene Anwendung erläutern wir unter Individualsoftware.
Wann reichen Power Automate, Low-Code oder vorhandene Systeme?
Wenn sie den benötigten Ablauf einschließlich Oberflächen, Berechtigungen, Datenzugriffen und Ausnahmen ausreichend führen können. Rollen oder mehrere Freigabeschritte sind allein kein Grund für einen Neubau. Wir berücksichtigen auch Betrieb, Lizenzen und den Aufwand späterer Änderungen.
Welche Prozesse eignen sich für eine eigene Workflow-Anwendung?
Zum Beispiel Serviceaufträge, besondere Auftragsbearbeitung, Reklamationen oder Prüfprozesse. Voraussetzung ist eine konkrete fachliche Lücke in vorhandenen Lösungen. Einen häufigen Standardprozess individuell nachzubauen, ist für sich genommen kein sinnvoller Projektgrund.
Brauchen wir ein fertiges Lastenheft?
Nein. Ein realer Vorgang, die beteiligten Personen und die heutigen Schwierigkeiten reichen für das erste Gespräch. Daraus klären wir Zustände, Entscheidungen, Daten und Ausnahmen. Nur wenn wesentliche Fragen offenbleiben, vereinbaren wir vor der Umsetzung eine begrenzte Klärungsphase.
Was kostet individuelle Workflow-Software?
Unsere Projektorientierung liegt bei etwa 25.000 € aufwärts. Gemeint sind individuelle Anwendungen mit relevantem Entwicklungs-, Integrations- und Abnahmeumfang. Fachregeln, Ausnahmen, Oberflächen, Rechte, Anbindungen und Betrieb bestimmen den Aufwand. Ein konkretes Angebot setzt einen ausreichend geklärten Umfang voraus.
Können ERP, CRM oder andere Systeme angebunden werden?
Das prüfen wir anhand der verfügbaren Zugänge und Schnittstellen. Dabei klären wir, welches System welche Daten führt und welche Rückmeldung der Vorgang benötigt. Steht allein die Datenübergabe zwischen bestehenden Anwendungen im Mittelpunkt, ist Schnittstellenentwicklung der passende Einstieg.
Wie werden Rollen, Freigaben und Ausnahmefälle abgebildet?
Wir legen pro Zustand fest, wer welche Aktion ausführen darf, welche Voraussetzungen gelten und welcher neue Zustand entsteht. Rückfragen, verweigerte Freigaben, Abbrüche und Korrekturen werden ausdrücklich vereinbart. Diese Regeln werden an konkreten Fällen abgenommen.
Was ist, wenn bereits Workflow-Software existiert?
Dann prüfen wir zuerst, was erhalten und gezielt ergänzt werden kann. Für eine technische Erneuerung ist Softwaremodernisierung relevant. Soll ein bestehender Entwicklungsstand mit einem neuen Partner weitergeführt werden, geht es um die Übernahme des Softwareprojekts.
11 / PROJEKTANFRAGE
Welcher Vorgang soll bei Ihnen klar geregelt werden?
Beschreiben Sie einen typischen Vorgang: Was löst ihn aus, wer arbeitet daran und wo entstehen heute Rückfragen, unklare Zustände oder Freigaben per E-Mail? Ein konkretes Beispiel genügt für den Einstieg.
Ein fertiges Lastenheft brauchen Sie für das erste Gespräch nicht.